Kỹ thuật tổ chức buổi họp (brain storming)

TỔ CHỨC BUỔI BRAINSTORM:

TRƯỚC, TRONG VÀ SAU KHI THỰC HIỆN

Brainstorming hay còn gọi là “Động não”. Tuy nhiên, trong bài viết này, để giữ nguyên vẹn nghĩa của từ này chúng tôi dùng từ “Brainstorming” thay vì “Động não”. Brainstorming là kỹ thuật hội ý do một nhóm người thực hiện nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề nào đó bằng các góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người này nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định – nguồn tại đây

Là chuyên gia phân tích nghiệp vụ, chúng ta thường xuyên gặp phải những vấn đề khó khăn mà không có giải pháp rõ ràng để giải quyết. Osborn, cha đẻ của kỹ thuật brainstormingkhuyên rằng, chúng ta nên nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, bất kể ý tưởng đó là vô lý. Tư duy sáng tạo yêu cầu một kỹ thuật như brainstorming để gợi mở những ý tưởng hữu ích. Nó có khả năng kích thích lối suy nghĩ một chiều –  lateral thinking (loại bỏ cách tiếp cận dựa trên những chi tiết có sẵn và đưa lối suy nghĩ ra khỏi phạm vi đó) và sự kết hợp tự do.

Có rất nhiều cuộc tranh luận về ưu và  nhược điểm của brainstorming. Một vài chuyên gia giữ quan điểm rằng  mỗi cá nhân sẽ sáng tạo hơn khi họ tự làm việc riêng rẽ; một số  lại hoài nghi về  tính hiệu quả của Brainstorming, trong khi đó phần lớn lại cho rằng một số lượng lớn các ý tưởng sáng tạo chỉ có thể đạt được thông qua brainstorming nếu kỹ thuật này được thực hiện có hiệu quả.

Phải thừa nhận rằng:

  • Mỗi cá nhân có thể sáng tạo dựa trên những tiềm năng của riêng họ
  • Brainstorming không phải là cách duy nhất tạo ra những ý tưởng.
  • Brainstorming luôn có những thiếu sót

Tôi tin rằng Brainstorming sẽ đem lại  những lợi ích đáng kể nếu được thực hiện đúng cách. Trong bài này chỉ ra các bước có thể được thực hiện nhằm đảm bảo buổi Brainstorming sẽ đem đến nhiều lợi ích.

Để  đạt được kết quả cao nhất trong buổi Brainstorming, có 3 điều nên được chú ý sau đây: những gì nên làm trước, trong và sau buổi Brainstorming.

Tôi  đã từng tham gia một buổi Brainstorming, khi đó, chỉ có 3 trong số 8 người tham gia có trách nhiệm đóng góp cho cuộc thảo luận. Họ đã chuẩn bị một bảng liệt kê các  đề xuất dựa trên những phát hiện của họ. Trong buổi Brainstorming không nên gắn sai thẻ chức năng cho từng người,  vì như vậy, sẽ không thể kiểm soát được.

PHÊ BÌNH HAY KHÔNG PHÊ BÌNH?

Trong buổi Brainstorm không nên phân ra ai đúng ai sai. Nếu mục tiêu là thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt thì phê bình một ý tưởng là điều không cần thiết và nó có thể gây bất lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Chọn lọc ý tưởng luôn được thực hiện vào cuối buổi Brainstorming.

Chuyên viên phân tích nghiệp vụ có thể sử dụng buổi Brainstorming này  gợi mở các ý tưởng về các tính năng của một hệ thống cho dự án sắp tới, xác định những giải pháp có thể để giải quyết một vấn đề kinh doanh  hay giải quyết bất kỳ vấn đề nào  nhờ việc kết hợp nhiều ý tưởng độc đáo.

Dưới đây là các bước nên thực hiện trước, trong và sau mỗi buổi Brainstorming:

1.      TRƯỚC BUỔI BRAINSTORMING

Sự tham gia của một người  điều phối dày dạn kinh nghiệm: Việc điều phối cần có  kỹ năng và kinh nghiệm.  Nếu điều phối  không tốt có thể dễ dàng dập tắt khả năng sáng tạo của người tham gia. Do vậy, trong trường hợp cần thiết sẽ phải cần đến sự  tham gia của một người điều phối giỏi.

Lựa chọn người tham gia một cách kỹ lưỡng: nếu hỏi những người không có chuyên môn về cách làm thế nào cho một chương trình máy tính chạy nhanh hơn, thì đó sẽ là việc làm vô ích. Những người không hiểu về vấn đề hoặc không quan tâm đến nó, thì trong quá trình khảo sát họ sẽ không đem đến bất cứ ý tưởng hữu ích nào cho buổi Brainstorming. Thêm vào đó, số lượng người tham gia cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của buổi Brainstorming này. Trong quyển BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) khuyến cáo rằng trong một buổi Brainstorm nên chỉ có 6-8 người tham giasẽ đem lại hiểu quả hơn. Một phần quan trọng không kém là sự kết hợp  chuyên môn giữa những người tham gia, bởi vì, mỗi người đều có chuyên môn và kiến thức nền tảng khác nhau.

Chuẩn bị cho người tham gia: phải thông báo trước cho những người tham gia về chủ đề sẽ trao đổi trước ngày diễn ra buổi Brainstorming, khi đó, họ có thời gian để suy nghĩ kĩ càng hơn để đưa ra những ý tưởng hữu ích nhiều hơn.

2.      TRONG QUÁ TRÌNH DIỄN RA BUỔI BRAINSTORMING

Giới thiệu các quy tắc cơ bản: nếu có bất kỳ quy tắc nào bạn muốn người tham gia phải tuân thủ, thì lúc bắt đầu cuộc họp là thời điểm thích hợp nhất để đưa ra những quy tắc đó. (Ví dụ: Những người tham gia có được đưa ra những ý tưởng một cách tự nhiên không hay phải gói gọn vào trong một phạm vi được quy định sẵn? Những ý tưởng đưa ra sẽ được ghi trên bảng hay trong giấy ghi chú? Những người tham gia sẽ làm việc theo nhóm hay cá nhân?) Những quy tắc cần phải được nêu ra rõ ràng ngay khi bắt đầu buổi Brainstorming. Những người tham gia cũng cần được thông báo cụ thể về việc những ý tưởng của họ sẽ được sử dụng như thế nào.

Bắt đầu từ những mục tiêu: những người tham gia phải được thông báo những mục tiêu của buổi Brainstorming và những dữ liệu thu thập được sẽ được xử lý ra sao. Nếu người tham gia đều biết được yêu cầu họ phải làm theo và những ý tưởng của họ được sử dụng ra sao, thì họ sẽ có thêm động lực và thử thách bản thân nhiều hơn để đưa ra những ý tưởng nhiều giá trị. Khi có những mục tiêu rõ rằng thì chắc chắn rằng mọi người làm việc sẽ hướng tới để đạt được cùng kết quả.

Làm cho những người tham gia cảm thấy thoải mái: những người tham gia sẽ không phát huy được 100% năng lực của mình nếu họ đang ở trong tâm trạng sợ hãi hoặc không thoải mái. Lúc này, chức vụ, cấp bậc nên gạt qua một bên để tất cả mọi người đều có cơ hội bình đẳng với nhau.

Khuyến khích những ý tưởng táo bạo: mục tiêu là thu thập được càng nhiều ý tưởng càng tốt, những ý tưởng đó được phóng đại như thế nào thì không thành vấn đề. Càng nên khuyến khích người tham gia có những ý tưởng vượt qua giới hạn do họ tự đặt ra.

Kết hợp kỹ thuật Brainstorming với các kỹ thuật khác: bạn nên có kế hoạch sử dụng các kỹ thuật bổ sung đặc biệt, đó là nơi những yêu cầu trở thành mục tiêu. Kỹ thuật Brainstorming  có thể kết hợp với các kỹ thuật như Prototyping (tạo mẫu), Affinity Diagram (sơ đồ mối quan hệ), kỹ thuật MoSCoW để khám phá, phân loại và ưu tiên các yêu cầu tương ứng. Tùy thuộc vào hoàn cảnh hoặc những gì bạn muốn đạt được, có thể cách tốt nhất là chờ đến cuối buổi Brainstorming mới áp dụng những kỹ thuật này.

Đừng đánh giá ý tưởng tại chỗ: một buổi Brainstorming không phù hợp cho việc đánh giá các ý tưởng về độ tin cậy hay tính thực tiễn. Việc đánh giá những ý tưởng có thể cản trở sự đóng góp của các cá nhân và là nguyên nhân dẫn đến lạc đề.

Giữ mọi thứ luôn trực quan: vấn đề đang được thảo luận cũng như những ý tưởng được đưa ra, chúng nên được giữ ở trạng thái những người tham gia luôn có thể nhìn thấy, vì như thế mới có thể thúc đẩy người tham gia đóng góp thêm nhiều ý tưởng hơn nữa.

3.      SAU BUỔI BRAINSTORMING.

Đánh giá những ý tưởng trong một buổi khác: sau một buổi Brainstorming, xem xét mời nhóm người vừa tham gia buổi Brainstorm hoặc mời một nhóm người khác vào đây để đánh giá các ý tưởng vừa thu thập được. Bởi vì mục tiêu của buổi Brainstorming là thu thập được càng nhiều ý tưởng càng tốt, nhưng bên cạnh đó cần phải thực hiện cắt giảm những ý tưởng vào cuối buổi, hoặc hoãn lại đến buổi khác.

Sử dụng các kết quả thu thập được: một buổi Brainstorming không chỉ thiên về thu thập dữ liệu. Sau buổi Brainstorm này không phải là một sự kết thúc, mà những kết quả từ đó có thể dự báo tiềm năngsự khởi đầu  của dự án quan trọng. Nếu người tham gia có bức xúc về việc những ý tưởng của họ bị bỏ qua, có khả năng họ sẽ không tham gia vào những buổi Brainstorming tiếp theo. Các kết quả của buổi Brainstorming nên được sử dụng như dữ liệu đầu vào cho một kế hoạch, vì vậy nó cần được theo dõi cho đến khi hoàn thành.

Tham khảo: http://www.bacs.vn/vi/blog/ky-nang/to-chuc-buoi-brainstorming-451.html

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *